Última actualización: 26 de septiembre de 2026
Build Record es un programa que usan las firmas ajustadoras de seguros para hacer la inspección de un siniestro en terreno y producir el informe de ajuste que la aseguradora recibe. Lo usan peritos, coordinadores y arquitectos de esas firmas desde un computador o desde una aplicación de Android.
Esta política explica qué datos personales pasan por el programa, con qué fin, quién responde por ellos y cómo ejercer los derechos que la ley colombiana reconoce a sus titulares. Está redactada conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas colombianas de protección de datos personales.
La firma ajustadora que contrata el servicio es la responsable del tratamiento. Es ella quien decide qué datos recoge, para qué y por cuánto tiempo, porque es ella la que tiene la relación con la aseguradora y con el asegurado.
Build Record actúa como encargado del tratamiento. Trata esos datos únicamente por cuenta y según las instrucciones de la firma, para prestarle el servicio del programa. No los usa para fines propios, no los vende, no los cede ni los cruza con los de ninguna otra firma.
Quién opera Build Record. LOGÍSTICA INTEGRAL DE SERVICIOS S.A.S. (Loginser), identificado con NIT 901.133.720-4, con domicilio en Bogotá D.C., Colombia, dirección Carrera 13 # 93-35, oficina 477, teléfono +57 300 417 6905 y correo electrónico juanda.fonsecag@gmail.com. La atención de peticiones, consultas y reclamos de los titulares se hace por ese mismo correo y esa misma dirección.
Quién vende la suscripción. Las suscripciones de Build Record las vende y cobra KINGSTER, LLC, sociedad del Estado de Wyoming, Estados Unidos (kingsterpro.com). KINGSTER, LLC recibe solo los datos de facturación de la firma o del perito que se suscribe; los datos que pasan por el programa los trata el operador indicado arriba, en los términos de esta política.
Esta política rige desde el 26 de septiembre de 2026. Las bases de datos que Build Record trata tienen vigencia mientras subsista el contrato con cada firma ajustadora, más el período de conservación descrito en la sección 7.
Si usted es un asegurado y quiere saber por qué una firma tiene sus datos o pedir que los corrijan o los eliminen, el interlocutor natural es la firma ajustadora que atendió su siniestro, cuyo nombre aparece en el informe que le entregaron. Si escribe a Build Record y la solicitud corresponde a datos de los que esa firma es responsable, damos traslado dentro de los dos (2) días hábiles siguientes y se lo informamos, diciéndole a quién quedó asignada. Cuando la solicitud recae sobre información que Build Record trata directamente, la atendemos nosotros en los plazos de la sección 8.
| Grupo | Datos | De dónde salen |
|---|---|---|
| Asegurados y contactos | Nombre, documento de identidad, teléfono, correo electrónico, dirección del inmueble afectado, coordenadas de esa dirección, número de póliza, ramo, amparo, vigencia y valor asegurado. Nombre, teléfono y cargo de la persona de contacto en el sitio. | Del archivo de asignaciones que la aseguradora entrega a la firma, y de lo que el perito corrige o completa durante la visita. |
| Registro de la visita | Fotografías del inmueble y de los daños, con la fecha y las coordenadas del lugar donde se tomaron; notas de voz que el perito dicta en terreno y su transcripción; el detalle de los trabajos, cantidades y precios que el perito levanta en el sitio. | Las produce el perito con su teléfono durante la inspección. |
| Comunicaciones para agendar | Mensajes de WhatsApp intercambiados con el asegurado o su contacto para proponer, confirmar o reprogramar la visita, y el registro de los intentos de contacto. | Del número de WhatsApp Business de la firma y de las respuestas del destinatario. |
| Usuarios del programa | Nombre, correo, teléfono, rol dentro de la firma y registro de actividad dentro del sistema. | Los crea la propia firma al dar de alta a su equipo. |
Lo que el programa no hace, a propósito: no graba al asegurado ni registra su declaración en audio o video. Lo que queda del testimonio es la síntesis que el perito redacta.
El programa tampoco solicita datos sensibles —salud, origen étnico, convicciones, afiliación sindical, datos biométricos— ni datos de menores de edad: no tiene ningún campo destinado a ellos y los peritos están instruidos para no consignarlos. Si un dato de esa naturaleza quedara incorporado de forma incidental en una nota de voz o en una fotografía, se trata con la misma reserva que el resto del expediente, no se usa para ninguna finalidad distinta de documentar el siniestro y se suprime a solicitud del titular o de la firma responsable.
Lo que la aplicación usa del teléfono del perito. La aplicación de Android pide acceso a la cámara para fotografiar los daños, al micrófono para las notas de voz, a la ubicación precisa para dejar constancia de dónde se hizo la inspección y al almacenamiento para sostener la cola de subida cuando no hay señal. Solo se usan mientras el perito trabaja un caso, y nada de eso se recoge del teléfono de un asegurado: la aplicación es exclusivamente para el personal de la firma.
Los datos de los asegurados no los recoge Build Record del titular: llegan desde la aseguradora, que los obtuvo con la autorización que el asegurado otorgó al contratar la póliza y los entrega a la firma ajustadora para atender el siniestro reportado. El tratamiento que hace Build Record se limita a ejecutar ese encargo: es necesario para atender la reclamación del asegurado y no persigue ninguna finalidad distinta de las que enumera la sección siguiente.
El titular puede revocar su autorización o pedir la supresión de sus datos ante la aseguradora o ante la firma ajustadora, en los términos de la sección 8. Build Record atiende y traslada esas solicitudes conforme a la sección 9.
Los datos no se usan para publicidad ni para elaborar perfiles comerciales. Tampoco se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial: conforme a los términos comerciales de la API del proveedor, lo que se le envía no alimenta el entrenamiento de sus modelos.
Los mensajes de WhatsApp. Se envían al número que el asegurado registró ante su aseguradora al contratar la póliza o al reportar el siniestro, y su único objeto es proponer, confirmar o reprogramar la visita de inspección: no se envía publicidad ni comunicaciones comerciales. El primer mensaje identifica a la firma ajustadora, indica el número de siniestro y enlaza esta política.
Para dejar de recibirlos basta responder «BAJA» al mismo número o escribir a juanda.fonsecag@gmail.com; la firma continuará el contacto por teléfono. Los mensajes se entregan a través de WhatsApp Business Platform y quedan sujetos además a las condiciones de Meta.
Para funcionar, el programa se apoya en terceros. Cada uno recibe lo mínimo que necesita y ninguno recibe la base completa:
| Tercero | Qué recibe | Para qué |
|---|---|---|
| La aseguradora para la que trabaja la firma | El informe de ajuste y sus anexos | Es el destinatario final del trabajo y quien decide sobre la indemnización |
| Meta Platforms (WhatsApp Business Platform) | El número de teléfono del destinatario y el contenido de los mensajes de agendamiento | Entregar los mensajes de WhatsApp |
| Google (Maps y Geocoding) | La dirección del predio, para convertirla en coordenadas, y esas coordenadas para pintar el mapa | Ubicar el caso y ordenar la ruta de visitas |
| Anthropic (modelos Claude) | El texto de los hallazgos técnicos del caso, para proponer un borrador de redacción que un humano revisa y aprueba antes de que salga | Redactar la propuesta de informe |
Las notas de voz no salen del servidor. La transcripción del dictado del perito se hace dentro de la propia infraestructura de Build Record, no en un servicio externo de reconocimiento de voz.
Meta, Google y Anthropic prestan sus servicios desde el exterior y actúan como encargados que tratan los datos únicamente por instrucción: se trata de transmisiones internacionales en los términos del Decreto 1074 de 2015, amparadas en los contratos de servicio suscritos con cada proveedor. La entrega del informe a la aseguradora sí es una transferencia, porque ésta lo recibe como responsable propio para decidir sobre la indemnización. Fuera de estos casos los datos no se entregan a nadie más, salvo requerimiento de autoridad competente en ejercicio de sus funciones.
Ningún sistema es invulnerable. Si llegara a ocurrir un incidente que afecte datos personales, Build Record lo informará sin demora a la firma responsable, con lo necesario para que ésta atienda sus propios deberes, y lo reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio, en cumplimiento del deber que la Ley 1581 de 2012 impone al encargado del tratamiento.
La información de un siniestro se conserva mientras dure la relación entre la firma y su aseguradora y durante el tiempo que la firma deba responder por el ajuste ante ella o ante las autoridades. Terminada esa relación, la firma puede pedir la devolución o la eliminación de sus datos y se procede en un plazo máximo de treinta (30) días calendario, salvo que una norma obligue a conservarlos por más tiempo. La supresión que solicite un titular no espera a ese momento: se atiende en los plazos de reclamo de la sección siguiente.
Quien figure en estos datos puede, en cualquier momento y de forma gratuita:
Las solicitudes se atienden en los plazos de la Ley 1581 de 2012: diez (10) días hábiles para consultas y quince (15) días hábiles para reclamos, prorrogables en los términos que la propia ley prevé.
Escriba a juanda.fonsecag@gmail.com indicando su nombre, un dato que permita ubicar el caso —el número de siniestro, si lo tiene— y qué necesita. Si la solicitud corresponde a datos de los que una firma ajustadora es responsable, se la trasladaremos y le confirmaremos a quién.
Esta sección existe con su propia dirección (buildrecord.com.co/p/privacidad#eliminacion) porque Google Play exige que cualquiera pueda encontrar el trámite sin instalar la aplicación ni tener una cuenta.
Cómo se pide. Escriba a juanda.fonsecag@gmail.com desde el correo con el que entra a la aplicación, con el asunto «Eliminación de datos», e indique el nombre de la firma para la que trabaja. No hay ningún formulario que llenar. La solicitud se confirma por correo cuando está hecha, en un plazo máximo de quince (15) días hábiles. Las cuentas de Build Record las crea la firma ajustadora, no se registra nadie por su cuenta: por eso el trámite se atiende por correo y no con un botón dentro de la aplicación.
Qué se elimina. La cuenta de acceso y los datos personales del usuario asociados a ella: su nombre, su correo, su rol, su teléfono de contacto si lo dio, y las credenciales con las que entra. Con la cuenta eliminada, esa persona deja de poder entrar y deja de aparecer como usuario del sistema.
Qué se conserva, y por qué. El trabajo pericial ya realizado —las inspecciones, los presupuestos, las fotografías de la evidencia y los informes emitidos— no se elimina con la cuenta: no es información del perito, es el expediente de un siniestro del que la firma ajustadora responde ante su aseguradora y ante las autoridades, en los términos de la sección 7. Lo que queda es el trabajo, no la persona: los registros conservan la referencia al usuario que los produjo, sin sus datos de contacto. La eliminación de un expediente completo la pide la firma responsable de él y se rige por esa misma sección 7.
Si esta política cambia, la versión nueva se publica en esta misma dirección con su fecha de actualización. Los cambios que modifiquen la finalidad del tratamiento o la identidad del responsable se comunicarán además a las firmas usuarias antes de aplicarlos y, a través de ellas, a los titulares.